Kaum ein Thema sorgt in der Personalverwaltung für so viele Rückfragen wie der Urlaub. Das liegt weniger an komplizierten Regeln als daran, dass mehrere einfache Regeln gleichzeitig gelten – und dass in Werktagen gerechnet wird, während der Betrieb in Arbeitstagen denkt. Dieser Beitrag geht die Punkte der Reihe nach durch.
Wie viel Urlaub steht zu?
Das Urlaubsgesetz sieht pro Urlaubsjahr 30 Werktage Urlaub vor. Nach Vollendung von 25 Dienstjahren steigt der Anspruch auf 36 Werktage.
Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen können günstigere Regelungen enthalten – schlechtere nicht. Ein Blick in den anwendbaren Kollektivvertrag gehört deshalb zu jeder Urlaubsberechnung dazu.
Werktage oder Arbeitstage – der häufigste Rechenfehler
Werktage sind Montag bis Samstag. Der Gesetzgeber rechnet also mit sechs Werktagen pro Woche, obwohl die meisten Betriebe eine Fünftagewoche haben.
Umgerechnet bedeutet das:
| Gesetzlicher Anspruch | Bei 6-Tage-Woche | Bei 5-Tage-Woche |
|---|---|---|
| 30 Werktage | 30 Arbeitstage | 25 Arbeitstage |
| 36 Werktage (ab 25 Dienstjahren) | 36 Arbeitstage | 30 Arbeitstage |
In beiden Fällen sind es fünf Wochen – beziehungsweise sechs Wochen ab dem 25. Dienstjahr. Wer in Wochen denkt statt in Tagen, verrechnet sich seltener.
Bei Teilzeit mit weniger als fünf Arbeitstagen pro Woche gilt dieselbe Logik: Der Urlaubsanspruch entspricht fünf Wochen der individuellen Arbeitszeit. Wer an drei Tagen pro Woche arbeitet, hat 15 Urlaubstage – und damit exakt gleich viel Erholung wie eine Vollzeitkraft.
Wann der Anspruch entsteht
Das erste Arbeitsjahr
Im ersten Arbeitsjahr entsteht der Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten anteilig – im Verhältnis zur bereits zurückgelegten Dienstzeit. Nach sechs Monaten steht der volle Jahresanspruch zur Verfügung.
Das heißt konkret: Wer am 1. März eintritt, hat Ende Mai rund ein Viertel des Jahresanspruchs erworben. Ab 1. September – also nach sechs Monaten – stehen die vollen fünf Wochen zu, auch wenn das Arbeitsjahr erst Ende Februar endet.
Ab dem zweiten Arbeitsjahr
Ab dem zweiten Arbeitsjahr entsteht der gesamte Anspruch auf einen Schlag, nämlich mit Beginn des jeweiligen Arbeitsjahres. Es wird also nicht mehr monatlich angespart.
Urlaubsjahr: Arbeitsjahr oder Kalenderjahr?
Standardmäßig ist das Urlaubsjahr das Arbeitsjahr – es beginnt am Eintrittsdatum. Bei zwanzig Mitarbeitern bedeutet das zwanzig unterschiedliche Stichtage, was die Verwaltung mühsam macht.
Deshalb stellen viele Betriebe auf das Kalenderjahr um. Das ist zulässig, wenn es vereinbart wird – in der Regel per Betriebsvereinbarung, in Betrieben ohne Betriebsrat per Einzelvereinbarung. Entscheidend ist, dass durch die Umstellung kein Urlaubsanspruch verloren gehen darf; das Übergangsjahr wird entsprechend aliquot berechnet.
Urlaub wird vereinbart, nicht angeordnet
Ein Punkt, der regelmäßig für Konflikte sorgt: Der Zeitpunkt des Urlaubs muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden.
Das bedeutet in beide Richtungen etwas:
- Der Arbeitgeber kann Urlaub nicht einseitig anordnen – auch nicht bei Auftragsflaute.
- Der Arbeitnehmer kann Urlaub nicht einseitig antreten – ein nicht genehmigter Urlaubsantritt kann eine Entlassung rechtfertigen.
Ausnahmen bestehen etwa für vereinbarte Betriebsurlaube. Ein dokumentierter Freigabeprozess ist deshalb nicht Bürokratie, sondern genau das, was das Gesetz verlangt: eine nachweisbare Vereinbarung.
Wann Urlaub verfällt
Der Urlaubsanspruch verjährt nach zwei Jahren, gerechnet ab dem Ende jenes Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist.
Ein Anspruch aus dem Urlaubsjahr 2026 verfällt demnach mit Ablauf des Jahres 2028 – vorausgesetzt, das Urlaubsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Betriebe sollten Resturlaube deshalb aktiv im Blick behalten: Angesparte Urlaubsberge sind nicht nur eine Rückstellung in der Bilanz, sie führen auch zu Ausfällen, die niemand geplant hat.
Was bei Beendigung passiert
Endet das Arbeitsverhältnis, gebührt für nicht verbrauchten Urlaub eine Urlaubsersatzleistung:
- Für das laufende Urlaubsjahr anteilig, entsprechend der im letzten Arbeitsjahr zurückgelegten Dienstzeit.
- Für Urlaub aus früheren Urlaubsjahren, der noch nicht verjährt ist, in voller Höhe.
Wurde mehr Urlaub verbraucht als anteilig zugestanden hätte, ist eine Rückverrechnung nur eingeschränkt zulässig – sie hängt davon ab, wie das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Das ist ein klassischer Fall für eine Einzelfallprüfung.
Wechsel zwischen Vollzeit und Teilzeit
Ändert sich das Beschäftigungsausmaß, gilt ein Grundsatz aus der europäischen Rechtsprechung: Bereits erworbener Urlaub darf durch den Wechsel nicht entwertet werden.
Wer also Urlaub aus einer Vollzeitphase mitnimmt und anschließend Teilzeit arbeitet, darf dafür nicht schlechter gestellt werden. Umgekehrt wird der neue Anspruch ab dem Wechsel nach dem neuen Ausmaß bemessen. Praktisch heißt das: Urlaubsansprüche aus verschiedenen Phasen müssen getrennt nachvollziehbar bleiben – mit einer einzigen Saldozahl gelingt das nicht.
Rechenbeispiel
Ausgangslage: Eintritt am 1. März 2026, Fünftagewoche, Urlaubsjahr = Arbeitsjahr, keine günstigere Regelung im Kollektivvertrag.
| Zeitpunkt | Anspruch |
|---|---|
| 31. Mai 2026 (3 Monate) | rund 6 Arbeitstage (anteilig) |
| 1. September 2026 (6 Monate) | 25 Arbeitstage (voller Jahresanspruch) |
| 1. März 2027 (2. Arbeitsjahr) | weitere 25 Arbeitstage, sofort verfügbar |
Wurden im ersten Arbeitsjahr nur 10 Tage verbraucht, stehen am 1. März 2027 also 15 Resttage plus 25 neue Tage zur Verfügung – insgesamt 40. Die 15 Resttage verfallen mit Ablauf des Urlaubsjahres 2028/29.
Wie Nexavio dabei unterstützt
Nexavio führt Anspruch, Verbrauch, geplanten Urlaub und Rest je Mitarbeiter mit – inklusive der anteiligen Berechnung im ersten Arbeitsjahr, der Überträge ins Folgejahr und des Verfalls nach Ihren Regeln. Anträge laufen über einen dokumentierten Freigabeprozess, genehmigte Abwesenheiten sind im Dienstplan sichtbar, und österreichische Feiertage sind bereits hinterlegt.
Mehr dazu auf der Seite Urlaub und Abwesenheiten. Wie die Salden in die Monatsauswertung einfließen, steht bei den Auswertungen.